Dans quel délai répondre à une demande d'accès d'un salarié ?
Réponse courte
Un mois à compter de la réception de la demande. L'article 12 du RGPD fixe ce délai pour toutes les demandes fondées sur les articles 15 à 22 : accès, rectification, effacement, limitation, opposition.
Il peut être prolongé de deux mois compte tenu de la complexité et du nombre de demandes — mais à une condition : informer la personne concernée de cette prolongation et de ses motifs dans le mois de la réception. Une prolongation décidée sans information ne produit aucun effet.
Si l'employeur ne donne pas suite, il doit en informer la personne au plus tard un mois après la réception, en indiquant les motifs et la possibilité d'introduire une réclamation auprès de la CNPD ainsi que de former un recours juridictionnel. Le silence, lui, ne se défend dans aucune de ces hypothèses.
Définition
La demande n'obéit à aucun formalisme : un courriel, un courrier ou une déclaration en entretien suffisent, dès lors que l'objet est identifiable. Le délai court de sa réception, non de son enregistrement interne.
La prolongation est un mécanisme encadré : elle suppose une complexité réelle et une information motivée dans le mois initial.
Conditions d’exercice
Le calendrier est le même pour toutes les demandes, quelle que soit leur nature.
| Situation | Délai | Base |
|---|---|---|
| Réponse à une demande d'accès, de rectification ou d'effacement | Un mois | RGPD, article 12, paragraphe 3 |
| Prolongation | Deux mois supplémentaires | RGPD, article 12, paragraphe 3 |
| Information de la prolongation et de ses motifs | Dans le mois de la réception | RGPD, article 12, paragraphe 3 |
| Absence de suite donnée | Information dans le mois, avec motifs et voies de recours | RGPD, article 12, paragraphe 4 |
| Doute sur l'identité du demandeur | Informations complémentaires demandées | RGPD, article 12, paragraphe 6 |
| Demande manifestement infondée ou excessive | Frais raisonnables ou refus motivé | RGPD, article 12, paragraphe 5 |
Modalités pratiques
Le délai se maîtrise par l'organisation, pas par la rapidité : c'est la localisation des données qui prend du temps.
| Geste | Marche à suivre |
|---|---|
| Réception | Dater et accuser réception, en identifiant l'objet de la demande |
| Identité | Vérifier, sans en faire un moyen dilatoire |
| Recherche | Couvrir dossier, messageries, applications et archives |
| Prolongation | L'annoncer dans le mois, en indiquant les motifs |
| Réponse | Communiquer les données, les informations de l'article 15 et les voies de recours |
| Archivage | Conserver la demande, la réponse et la liste des pièces |
Pratiques et recommandations
L'accusé de réception daté est le geste qui protège le plus. Il fixe le point de départ, évite les discussions sur la date de la demande, et permet de suivre le délai comme une échéance, non comme une intention.
La prolongation est légitime mais mal utilisée. Décidée sans information dans le mois, elle ne produit aucun effet : l'employeur se retrouve hors délai alors qu'il croyait disposer de trois mois. L'information motivée, envoyée en temps utile, est la condition du mécanisme.
L'absence de réponse est le manquement le plus simple à sanctionner. Même lorsque la demande paraît excessive ou infondée, il faut répondre dans le mois, motiver et indiquer la possibilité de saisir la CNPD — un silence se plaide toujours contre l'employeur.
Cadre juridique
| Référence | Objet |
|---|---|
| RGPD, article 12, paragraphe 3 | Réponse dans le mois, prolongation de deux mois avec information motivée |
| RGPD, article 12, paragraphe 4 | Information en cas d'absence de suite, motifs et voies de recours |
| RGPD, article 12, paragraphe 5 | Demandes manifestement infondées ou excessives |
| RGPD, article 12, paragraphe 6 | Vérification de l'identité du demandeur |
| RGPD, articles 15 à 22 | Droits ouverts aux personnes concernées |
| RGPD, article 77 | Droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle |
Note
Un mois, prolongeable de deux mois à condition d'informer la personne des motifs dans le mois initial. L'absence de réponse est le manquement le plus simple à établir : même un refus doit être motivé et mentionner la saisine de la CNPD.