Que risque l'employeur qui refuse l'accès au dossier ?
Réponse courte
Une réclamation, puis une sanction dont le plafond est le plus élevé du RGPD. Le droit d'accès figure au chapitre III du règlement, et les manquements aux droits des personnes relèvent de l'article 83, paragraphe 5 : 20 millions d'euros ou 4 % du chiffre d'affaires annuel mondial, le montant le plus élevé étant retenu.
Le salarié dispose d'une voie simple et gratuite : introduire une réclamation auprès de la CNPD (article 77), qui peut ouvrir une enquête et exercer les pouvoirs de l'article 58 — dont celui d'ordonner de satisfaire à la demande.
Le silence est plus difficile à défendre que le refus. L'article 12 impose, en cas d'absence de suite, d'informer la personne dans le mois, avec les motifs et l'indication des voies de recours : ne rien répondre cumule deux manquements distincts.
Définition
Le refus est une réponse motivée : il suppose un fondement, comme l'atteinte aux droits de tiers ou le caractère manifestement excessif de la demande.
L'absence de réponse n'est pas un refus. Elle constitue en elle-même un manquement à l'article 12, indépendamment du bien-fondé de la demande initiale.
Conditions d’exercice
Peu de motifs permettent de ne pas communiquer, et aucun ne dispense de répondre.
| Situation | Réponse possible | Base |
|---|---|---|
| Données concernant des tiers | Communication après occultation | RGPD, article 15, paragraphe 4 |
| Demande manifestement infondée ou excessive | Frais raisonnables ou refus motivé | RGPD, article 12, paragraphe 5 |
| Doute sur l'identité du demandeur | Demande d'informations complémentaires | RGPD, article 12, paragraphe 6 |
| Volume important de données | Prolongation de deux mois, annoncée dans le mois | RGPD, article 12, paragraphe 3 |
| Données déjà supprimées | Réponse expliquant la purge et son fondement | RGPD, article 5 |
| Absence de réponse | Aucun fondement | RGPD, article 12, paragraphe 4 |
Modalités pratiques
Répondre, même imparfaitement, vaut mieux que se taire : c'est le silence qui se sanctionne le plus simplement.
| Étape | Marche à suivre |
|---|---|
| Demande reçue | Accuser réception et ouvrir le délai d'un mois |
| Difficulté de recherche | Annoncer une prolongation motivée dans le mois |
| Éléments concernant des tiers | Occulter et l'expliquer dans la réponse |
| Refus | Le motiver et mentionner la réclamation devant la CNPD |
| Réponse partielle | Communiquer ce qui peut l'être, sans attendre l'exhaustivité |
| Traçabilité | Conserver la demande, la réponse et les pièces communiquées |
Pratiques et recommandations
Le refus global est la réaction la plus coûteuse. Une réponse partielle, motivée pièce par pièce, se défend ; un refus opposé sans distinction transforme une demande banale en réclamation, et la CNPD apprécie alors l'ensemble du dispositif, pas seulement la demande initiale.
Le contexte de la demande se lit attentivement. Un salarié en conflit qui exerce son droit d'accès prépare souvent un litige : la qualité de la réponse influence la suite bien au-delà de la question des données.
La traçabilité protège l'employeur. Conserver la demande, la date, la réponse et la liste des pièces communiquées permet de démontrer le respect du délai — élément que la CNPD vérifie systématiquement lorsqu'elle est saisie.
Cadre juridique
| Référence | Objet |
|---|---|
| RGPD, article 12 | Modalités, délais et obligation de répondre même en cas de refus |
| RGPD, article 15 | Droit d'accès et réserve tenant aux droits des tiers |
| RGPD, article 77 | Droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de contrôle |
| RGPD, article 58 | Pouvoirs correcteurs de l'autorité, dont l'injonction de satisfaire à la demande |
| RGPD, article 83, paragraphe 5 | Amendes jusqu'à 20 millions d'euros ou 4 % du chiffre d'affaires mondial |
| RGPD, article 5 | Principes dont le respect est apprécié à cette occasion |
Note
Le manquement aux droits des personnes relève du plafond le plus élevé du RGPD, et le silence constitue un manquement distinct du refus. Répondez dans le mois, même partiellement, en motivant ce qui n'est pas communiqué.