Une société sans salarié a-t-elle des obligations documentaires RH ?
Réponse courte
Aucune au titre du Code du travail, qui ne s'applique qu'aux relations de travail salarié. Sans contrat de travail, il n'y a ni registre du temps de travail, ni évaluation des risques au sens de L.312-5, ni déclaration d'entrée au Centre commun à effectuer pour un salarié.
Le mandat social n'est pas un contrat de travail. Un gérant ou un administrateur exerce ses fonctions en vertu de sa désignation, et sa situation relève du droit des sociétés — non du droit du travail —, sauf s'il cumule son mandat avec un contrat de travail distinct, ce qui suppose des fonctions techniques séparées et un lien de subordination.
Les obligations comptables demeurent en revanche entières : l'article 16 du Code de commerce impose la conservation des documents pendant dix ans à compter de la clôture de l'exercice, indépendamment de tout salarié.
Définition
Le mandataire social tire ses pouvoirs de sa désignation par l'organe compétent. Sa rémunération, lorsqu'elle existe, n'est pas un salaire au sens du Code du travail.
Le cumul d'un mandat et d'un contrat de travail est possible mais exigeant : il suppose des fonctions techniques distinctes du mandat et un lien de subordination réel, dont l'existence se démontre.
Conditions d’exercice
Le déclencheur des obligations est le contrat de travail, non l'activité elle-même.
| Situation | Obligations RH | Base |
|---|---|---|
| Société sans salarié | Aucune au titre du Code du travail | Champ d'application du Code |
| Mandataire social sans contrat de travail | Aucune obligation RH le concernant | Droit des sociétés |
| Cumul mandat et contrat de travail | Toutes les obligations, pour la part salariée | L.121-4 et suivants |
| Premier salarié engagé | Contrat écrit, déclaration au Centre commun, registres | L.121-4, CSS article 425, L.211-29 |
| Documents comptables | Conservation de dix ans | Article 16 du Code de commerce |
| Recours à un intérimaire | Contrat de mise à disposition et registre des heures | L.131-8, L.211-29 |
Modalités pratiques
Le passage au premier salarié fait naître d'un coup l'ensemble des obligations documentaires.
| Étape | Marche à suivre |
|---|---|
| Avant tout recrutement | Déclarer le poste vacant à l'ADEM |
| Engagement | Établir le contrat écrit au plus tard à l'entrée en service |
| Déclaration | Effectuer la déclaration d'entrée au Centre commun dans les huit jours |
| Registres | Ouvrir le registre du temps de travail dès le premier jour |
| Sécurité | Disposer d'une évaluation des risques |
| Cumul mandat et contrat | Documenter les fonctions techniques distinctes et la subordination |
Pratiques et recommandations
Le cumul mal documenté est le risque principal de ces structures. Un dirigeant qui se déclare salarié sans fonctions techniques distinctes ni subordination réelle expose la société à une requalification, avec des conséquences sociales et fiscales qui dépassent la question documentaire.
Le premier recrutement se prépare en amont. Déclaration du poste vacant à l'ADEM, contrat écrit avant l'entrée en service, déclaration au Centre commun dans les huit jours et ouverture du registre : ces quatre gestes s'enchaînent en quelques jours et se manquent facilement lorsque rien n'a été anticipé.
L'absence de salarié ne dispense d'aucune conservation comptable. Les pièces de la société suivent le régime de dix ans, et cette obligation survit à la cessation d'activité comme à l'absence de personnel.
Cadre juridique
| Référence | Objet |
|---|---|
| Article L.121-4 du Code du travail | Contrat écrit constaté au plus tard à l'entrée en service |
| Article L.211-29 du Code du travail | Registre du temps de travail, dès le premier salarié |
| Article L.312-5 du Code du travail | Évaluation des risques et liste des accidents |
| Code de la sécurité sociale, article 425 | Déclaration d'entrée dans les huit jours |
| Article L.622-4 du Code du travail | Déclaration du poste vacant à l'ADEM |
| Article 16 du Code de commerce | Conservation des pièces comptables pendant dix ans |
Note
Sans contrat de travail, aucune obligation du Code du travail ne s'applique — mais les dix ans comptables subsistent. Le mandat social n'est pas un contrat de travail : le cumul suppose des fonctions techniques distinctes et une subordination démontrable.