Combien de temps conserver les évaluations de performance passées ?
Réponse courte
Aucune durée n'est fixée, et l'utilité s'épuise plus vite qu'on ne le croit. L'entretien d'évaluation n'est organisé par aucun texte luxembourgeois : sa conservation relève entièrement du RGPD, donc de la finalité poursuivie.
Deux finalités justifient de garder ces documents. La gestion de la relation en cours — suivi des objectifs, décisions de promotion ou de formation —, qui s'épuise avec le départ du salarié. Et la défense d'un droit en justice, lorsque l'employeur invoque une insuffisance professionnelle : il supporte alors la charge d'établir la matérialité et le caractère réel et sérieux du motif (L.124-11, paragraphe 3).
En pratique, conserver les évaluations pendant la relation puis jusqu'à l'expiration des délais d'action après la rupture couvre l'ensemble. Au-delà, elles n'ont plus d'objet.
Définition
L'évaluation de performance est un document de gestion. Sa valeur juridique tient à ce qu'elle documente — faits, objectifs, écarts constatés — et à sa remise au salarié.
L'historique des évaluations est ce qui donne du sens à chacune : c'est la série, non la pièce isolée, qui démontre un écart durable ou son absence.
Conditions d’exercice
La conservation se justifie tant qu'une des deux finalités subsiste.
| Situation | Conservation | Base |
|---|---|---|
| Salarié en poste | Oui, gestion de la relation | RGPD, article 6 |
| Insuffisance professionnelle invoquée | Oui, jusqu'à décision définitive | RGPD, article 17, paragraphe 3, point e) |
| Après la rupture, sans litige | Jusqu'à l'expiration des délais d'action | L.124-11, paragraphe 2 |
| Évaluations anciennes d'un salarié parti | Non | Finalité épuisée |
| Notes préparatoires du manager | Même sort que l'évaluation | RGPD, article 15 |
| Demande d'effacement du salarié | À examiner pièce par pièce | RGPD, article 17 |
Modalités pratiques
L'historique se conserve entier ou pas du tout : des évaluations sélectionnées perdent leur force.
| Geste | Marche à suivre |
|---|---|
| Archivage | Conserver la série complète, datée, avec les remises |
| Départ du salarié | Purger à l'expiration des délais d'action, sauf litige |
| Demande d'effacement | Motiver le refus par la finalité subsistante, ou effacer |
| Notes préparatoires | Les traiter comme le compte rendu lui-même |
| Contentieux | Suspendre la purge sur le périmètre concerné |
| Durée annoncée | La faire figurer au registre des traitements |
Pratiques et recommandations
Produire une évaluation isolée se retourne fréquemment. Un employeur qui invoque une insuffisance professionnelle en versant la dernière évaluation, alors que les précédentes étaient satisfaisantes, offre au salarié la démonstration inverse — et l'historique complet sera produit par l'autre partie.
La demande d'effacement portant sur des évaluations anciennes est généralement fondée. Un salarié parti depuis plusieurs années, sans litige en cours, peut obtenir la suppression de documents dont aucune finalité ne justifie plus la conservation.
Les notes préparatoires du manager suivent le sort du compte rendu. Elles sont accessibles au titre du droit d'accès, et leur conservation prolongée expose sans rien apporter : ce qui n'a pas été formalisé dans l'évaluation n'aura de toute façon pas de valeur probante.
Cadre juridique
| Référence | Objet |
|---|---|
| Article L.124-11, paragraphe (3) du Code du travail | Charge de la preuve des motifs pesant sur l'employeur |
| Article L.124-11, paragraphe (2) du Code du travail | Délai d'action de trois mois, porté à un an par réclamation écrite |
| RGPD, article 5, paragraphe 1, point e) | Limitation de la conservation à la durée nécessaire |
| RGPD, article 17 | Droit à l'effacement et ses exceptions |
| RGPD, article 15 | Droit d'accès, notes préparatoires comprises |
| RGPD, article 30 | Registre des traitements et durées prévues |
Note
Aucune durée légale : la conservation suit la relation, puis les délais d'action après la rupture. Gardez l'historique entier ou rien — une évaluation isolée produite en justice appelle immédiatement les précédentes.