Que deviennent les dossiers du personnel en cas de faillite ?
Réponse courte
Les contrats prennent fin, les obligations documentaires demeurent. L'article L.125-1 dispose que le contrat de travail est résilié avec effet immédiat en cas de cessation des affaires par suite de décès, d'incapacité physique ou de déclaration en état de faillite : la rupture est automatique, sans notification ni préavis à organiser.
Les documents, eux, survivent à l'entreprise. L'obligation comptable de dix ans à compter de la clôture de l'exercice continue de courir, et les droits des salariés subsistent : certificat de travail dû sur demande (L.125-6), duplicata des décomptes, droit d'accès de l'article 15 du RGPD.
En pratique, la conservation et le traitement des demandes relèvent de la personne chargée de la liquidation. C'est auprès d'elle que les anciens salariés obtiendront leurs pièces, et c'est à elle que revient d'organiser l'accès aux archives.
Définition
La déclaration en état de faillite produit un effet automatique sur les contrats de travail, à la différence des autres modes de cessation, qui supposent une procédure de licenciement.
La liquidation est l'opération par laquelle les biens sont réalisés et les dettes réglées. Les archives en font partie, au sens où quelqu'un doit en assumer la conservation.
Conditions d’exercice
La rupture est automatique, mais les créances et les pièces qui les établissent gardent toute leur importance.
| Élément | Effet de la faillite | Base |
|---|---|---|
| Contrat de travail | Résilié avec effet immédiat | L.125-1, paragraphe 1er |
| Pièces comptables et de paie | Conservation jusqu'au terme des dix ans | Article 16 du Code de commerce |
| Certificat de travail | Reste dû sur demande | L.125-6 |
| Décomptes de salaire | Duplicata réclamables par les anciens salariés | L.125-7 |
| Créances salariales | Établies par les décomptes et le contrat | L.221-2 |
| Demandes d'accès aux données | À traiter dans le mois | RGPD, articles 12 et 15 |
Modalités pratiques
Les pièces qui servent aux salariés sont celles qui établissent leurs créances : elles doivent rester accessibles.
| Étape | Marche à suivre |
|---|---|
| Constat de la faillite | Documenter la date, qui fixe la rupture des contrats |
| Déclarations sociales | Effectuer les sorties auprès du Centre commun dans les huit jours |
| Remise aux salariés | Fournir décomptes, certificats et attestations utiles à leurs démarches |
| Inventaire | Lister les catégories d'archives et leur échéance de conservation |
| Accès | Indiquer aux anciens salariés à qui s'adresser |
| Purge | Supprimer ce qui n'est plus couvert par une obligation |
Pratiques et recommandations
Remettre aux salariés les pièces établissant leurs créances est la mesure la plus utile. Décomptes, contrat, dernier décompte et certificat leur permettent de faire valoir leurs droits sans dépendre d'archives dont l'accès deviendra difficile.
L'inventaire des archives, réalisé au moment de la cessation, évite que la conservation ne se réduise à un stockage indifférencié. L'obligation subsiste pendant des années, et personne ne pourra y répondre sans savoir ce qui existe.
La rupture automatique de l'article L.125-1 ne dispense d'aucune formalité déclarative. Les sorties se déclarent au Centre commun dans les huit jours, et leur omission complique la situation des salariés bien plus que celle de l'entreprise.
Cadre juridique
| Référence | Objet |
|---|---|
| Article L.125-1 du Code du travail | Résiliation de plein droit du contrat en cas de déclaration en état de faillite |
| Article L.125-6 du Code du travail | Certificat de travail délivré sur demande |
| Article L.125-7 du Code du travail | Décompte du mode de calcul du salaire |
| Article 16 du Code de commerce | Conservation des pièces comptables pendant dix ans |
| Code de la sécurité sociale, article 425 | Déclarations de sortie dans les huit jours |
| RGPD, articles 12 et 15 | Droit d'accès et délai de réponse |
Note
La faillite résilie les contrats de plein droit, mais ne met fin ni à la conservation des pièces comptables ni aux droits des salariés. Remettez-leur les documents établissant leurs créances avant que l'accès aux archives ne devienne difficile.