Combien de temps peut-on conserver un curriculum vitae reçu ?
Réponse courte
Aucune durée n'est fixée par un texte : c'est celle que l'entreprise a annoncée au candidat qui s'applique. Le RGPD impose de déterminer une durée au regard de la finalité, de l'indiquer lors de la collecte (article 13) et de l'inscrire au registre des traitements (article 30).
La durée dépend donc du fondement retenu. Pour un recrutement déterminé, elle s'achève avec la décision. Pour un vivier alimenté avec le consentement du candidat, elle est celle annoncée au moment du recueil — souvent formulée en mois ou en années, avec une information sur la possibilité de retirer le consentement.
Ce qui est exclu, c'est la conservation indéfinie sans annonce ni consentement : elle ne repose sur aucune finalité et constitue le manquement le plus simple à constater lors d'un contrôle.
Définition
Le curriculum vitae contient des données à caractère personnel, souvent au-delà du strict nécessaire — photographie, situation familiale, données de santé parfois. Sa conservation obéit aux mêmes règles que tout autre traitement.
La durée annoncée est celle communiquée au candidat lors de la collecte. Elle engage l'entreprise plus sûrement qu'une durée théorique inscrite dans une politique interne.
Conditions d’exercice
La durée se déduit du fondement, et sa cohérence avec ce qui a été annoncé est ce qui se vérifie.
| Situation | Durée applicable | Base |
|---|---|---|
| Recrutement en cours | Le temps de la procédure | RGPD, article 5, paragraphe 1, point e) |
| Candidature non retenue, sans consentement | Suppression à la clôture | RGPD, article 5 |
| Vivier avec consentement | Durée annoncée lors du recueil | RGPD, articles 6 et 13 |
| Candidature spontanée | Durée annoncée, à défaut suppression rapide | RGPD, article 13 |
| Retrait du consentement | Suppression sans délai | RGPD, article 7, paragraphe 3 |
| Contentieux lié au recrutement | Gel du dossier concerné | RGPD, article 17, paragraphe 3, point e) |
Modalités pratiques
L'information donnée au moment de la réception détermine tout le reste.
| Geste | Marche à suivre |
|---|---|
| Réception | Informer de la finalité, de la durée et des droits du candidat |
| Consentement | Le recueillir séparément pour le vivier, de façon distincte |
| Purge | Programmer la suppression à l'échéance annoncée |
| Données excessives | Ne pas conserver ce qui n'était pas nécessaire à l'examen |
| Demande d'accès | Répondre dans le mois, notes d'entretien comprises |
| Registre | Faire figurer le traitement et sa durée |
Pratiques et recommandations
Annoncer une durée courte et réaliste protège mieux qu'une durée longue jamais respectée. L'écart entre l'information donnée au candidat et l'état réel de la base se constate immédiatement, et il constitue un manquement documenté par l'entreprise elle-même.
Les données excessives figurant dans un curriculum vitae méritent un traitement particulier. Le candidat mentionne parfois sa situation familiale ou son état de santé : ces éléments ne doivent pas être exploités ni conservés, et leur présence dans un dossier archivé se justifie mal.
La purge des viviers se programme, elle ne s'improvise pas. Un vivier alimenté pendant des années sans échéance devient ingérable, et la première demande d'accès révèle l'ampleur de la conservation — souvent au moment le moins opportun.
Cadre juridique
| Référence | Objet |
|---|---|
| RGPD, article 5, paragraphe 1, points c) et e) | Minimisation et limitation de la conservation |
| RGPD, article 6, paragraphe 1, point a) | Consentement comme base licite du vivier |
| RGPD, article 13 | Information lors de la collecte, dont la durée de conservation |
| RGPD, article 7, paragraphe 3 | Retrait du consentement |
| RGPD, article 30 | Registre des traitements et durées prévues |
| RGPD, article 15 | Droit d'accès du candidat |
Note
Aucune durée légale n'existe : celle annoncée au candidat s'impose à l'entreprise. Un vivier sans consentement ni échéance est le manquement le plus simple à établir lors d'un contrôle.