Quelles traces de transmission réunir quand un litige se profile ?
Réponse courte
Celles qui établissent que chaque acte est parvenu à son destinataire, dans les délais qui le concernent. Trois pièces reviennent systématiquement : le récépissé du recommandé ou le double signé pour les actes soumis à forme (L.124-3 et L.124-4), la date de réception de la demande de motifs et celle de la réponse (L.124-5), et la preuve de remise des avertissements ou consignes que l'on entend invoquer.
Le premier geste n'est pourtant pas de collecter mais de geler. Dès qu'une réclamation écrite est reçue, la purge doit être suspendue sur le périmètre concerné : détruire ensuite, même par automatisme, se plaide contre l'employeur bien au-delà de la pièce détruite.
La réclamation écrite a d'ailleurs un effet propre : elle porte le délai d'action en licenciement abusif de trois mois à un an (L.124-11, paragraphe 2).
Définition
La trace de transmission est extérieure au document : récépissé, double signé, réponse du destinataire, journal nominatif. Le document lui-même ne prouve jamais sa propre remise.
Le gel est la suspension de la purge sur un périmètre déterminé. Il se documente par une note datée, faute de quoi il ne se démontre pas.
Conditions d’exercice
Chaque acte a sa trace propre, et l'absence de l'une d'elles se voit immédiatement.
| Acte | Trace à réunir | Base |
|---|---|---|
| Notification du licenciement | Récépissé du recommandé ou double signé | L.124-3 |
| Démission | Récépissé ou double signé par l'employeur | L.124-4 |
| Demande de motifs | Date de réception | L.124-5, paragraphe 1er |
| Réponse motivée | Date d'envoi, dans le mois | L.124-5, paragraphe 2 |
| Convocation à l'entretien préalable | Preuve d'envoi et copie à la délégation | L.124-2 |
| Avertissement invoqué | Preuve de la remise | Article 1315 du Code civil |
Modalités pratiques
Le dossier se constitue dès la première réclamation, pas à la réception de l'assignation.
| Étape | Marche à suivre |
|---|---|
| Réclamation reçue | La dater et suspendre la purge sur le périmètre |
| Inventaire | Lister les actes invoqués et la trace correspondante |
| Manques | Identifier les actes sans preuve de transmission |
| Fichiers natifs | Les conserver sans les rouvrir |
| Journaux | Exporter ceux des portails et applications concernés |
| Communication | Préparer un bordereau daté des pièces qui seront produites |
Pratiques et recommandations
L'inventaire des manques est plus utile que la collecte elle-même. Savoir dès le départ quels actes ne peuvent pas être prouvés permet d'adapter la position, plutôt que de la découvrir à l'audience.
Le gel doit couvrir les sauvegardes et les messageries, pas seulement l'application principale. Les copies utiles s'y trouvent, et les purges automatiques continuent de s'y exécuter si personne ne les suspend.
La réclamation écrite change le calendrier. Elle interrompt le délai de trois mois et en ouvre un nouveau d'un an : traiter une réclamation comme un simple courrier revient à ignorer qu'elle vient de rallonger la période pendant laquelle l'entreprise doit tout conserver.
Cadre juridique
| Référence | Objet |
|---|---|
| Article L.124-3 du Code du travail | Notification par lettre recommandée ; signature sur le double valant accusé de réception |
| Article L.124-4 du Code du travail | Démission par lettre recommandée ou double signé |
| Article L.124-5 du Code du travail | Demande de motifs et réponse, chacune dans le mois |
| Article L.124-11, paragraphe (2) du Code du travail | Délai de trois mois, porté à un an par réclamation écrite |
| Article L.124-11, paragraphe (3) du Code du travail | Charge de la preuve des motifs pesant sur l'employeur |
| RGPD, article 17, paragraphe 3, point e) | Conservation justifiée par la défense d'un droit en justice |
Note
Gelez d'abord, collectez ensuite : une purge exécutée après une réclamation écrite se plaide contre l'employeur. Cette réclamation porte par ailleurs le délai d'action de trois mois à un an.