Que faire en cas de divergence entre la version papier et la version numérique ?
Réponse courte
Établir laquelle est l'original, car c'est elle qui l'emporte. Si le document a été signé sur papier, la version numérique n'en est qu'une copie : la divergence se résout par l'original, que l'employeur doit pouvoir produire.
Si la copie numérique a été réalisée par un prestataire certifié PSDC, elle bénéficie d'une présomption de conformité à l'original et prévaut sur une reconstitution papier ultérieure. Si la numérisation était interne, la copie ne bénéficie d'aucune présomption et la contestation ramène à l'original.
Lorsque le document a été signé électroniquement, la question s'inverse : c'est le fichier signé qui est l'original, et l'impression n'en est qu'une image dépourvue de la signature.
Une divergence non expliquée affaiblit les deux versions : mieux vaut la traiter par un rectificatif daté que la laisser subsister.
Définition
L'original est l'exemplaire qui fait foi. Il se détermine par le mode de signature, non par le support le plus ancien.
La divergence peut résulter d'une régénération, d'une correction apportée à une seule version, ou d'une erreur de numérisation. Son origine détermine le traitement.
Conditions d’exercice
Le mode de signature commande l'identification de l'original.
| Situation | Version qui prévaut | Base |
|---|---|---|
| Signature manuscrite | L'exemplaire papier signé | Preuve littérale |
| Copie certifiée PSDC | La copie, présumée conforme | Loi du 25 juillet 2015 |
| Numérisation interne | L'original papier, si l'authenticité est contestée | Article 1315 du Code civil |
| Signature électronique | Le fichier signé d'origine | Article 1322-1 du Code civil |
| Document régénéré par un logiciel | Aucune : la version transmise fait foi | Utilité probatoire |
| Original détruit sans certification | Position fragile pour celui qui produit | Aucune présomption |
Modalités pratiques
La divergence se documente et se corrige, elle ne se choisit pas.
| Étape | Marche à suivre |
|---|---|
| Constat | Dater le constat et conserver les deux versions |
| Identification | Déterminer laquelle est l'original selon le mode de signature |
| Origine | Rechercher la cause : régénération, correction unilatérale, erreur de scan |
| Correction | Établir un rectificatif daté, sans substituer une version à l'autre |
| Information | Prévenir le salarié si la divergence le concerne |
| Prévention | Archiver la version transmise plutôt que la capacité de la reconstituer |
Pratiques et recommandations
La cause la plus fréquente est la régénération. Un décompte ou une attestation réédités par un logiciel produisent une version différente de celle remise, sans que personne n'ait rien modifié : archiver le document tel qu'il a été transmis supprime la question à la source.
Choisir la version qui arrange est le pire traitement possible. Les deux existent, l'autre partie détient souvent la seconde, et le fait d'avoir produit celle qui servait le mieux se retourne contre son auteur bien au-delà du point discuté.
Une divergence sur un élément chiffré appelle un rectificatif, non une explication. Un décompte rectificatif indiquant la période, l'erreur et la correction rétablit la situation en conservant l'historique — ce qu'aucune substitution ne permet.
Cadre juridique
| Référence | Objet |
|---|---|
| Article 1315 du Code civil | Charge de la preuve pesant sur celui qui produit le document |
| Article 1322-1 du Code civil | Signature électronique : intégrité et identification du signataire |
| Loi du 25 juillet 2015 | Présomption de conformité de la copie certifiée PSDC |
| Article L.125-7 du Code du travail | Décompte exact et détaillé du mode de calcul du salaire |
| Article 16 du Code de commerce | Conservation des pièces comptables pendant dix ans |
| RGPD, article 16 | Droit de rectification des données inexactes |
Note
L'original l'emporte, et il se détermine par le mode de signature : papier pour une signature manuscrite, fichier pour une signature électronique. Traitez la divergence par un rectificatif daté, jamais en choisissant la version qui arrange.