Quels documents faut-il conserver en cas de contrôle fiscal des rémunérations ?
Réponse courte
La pièce centrale est le compte de salaire. L'article 136 de la loi modifiée du 4 décembre 1967 et le règlement grand-ducal modifié du 27 décembre 1974 imposent à l'employeur de tenir ce compte pour chaque salarié, d'y inscrire les rémunérations et les retenues opérées, et de le présenter au bureau d'imposition compétent avec les pièces comptables qui s'y rapportent.
S'y ajoutent les extraits annuels, transmis par voie électronique avant le 1er mars de l'année qui suit, les fiches de retenue d'impôt, les décomptes de l'article L.125-7 et les justificatifs des exemptions appliquées.
La durée se lit sur deux textes : dix ans depuis la clôture de l'exercice pour les pièces comptables (article 16 du Code de commerce), et une prescription fiscale de cinq ans, portée à dix ans en cas de non-déclaration ou de déclaration inexacte ou incomplète.
Définition
Le compte de salaire est le document tenu par l'employeur pour chaque salarié soumis à la retenue. Il retrace les rémunérations allouées, les exemptions appliquées et l'impôt retenu.
Le contrôle fiscal porte sur l'exactitude de la retenue opérée à la source. Il est distinct des contrôles de l'ITM et du Centre commun de la sécurité sociale.
Conditions d’exercice
Deux durées se superposent, et c'est la plus longue qui commande la conservation.
| Élément | Règle | Source |
|---|---|---|
| Tenue du compte de salaire | Obligatoire pour chaque salarié soumis à la retenue | Article 136 LIR ; RGD du 27 décembre 1974 |
| Présentation au bureau d'imposition | Compte de salaire et pièces comptables s'y rapportant | Article 136 LIR ; RGD du 27 décembre 1974 |
| Extrait annuel du compte de salaire | Transmission électronique avant le 1er mars suivant | RGD du 27 décembre 1974 ; RGD du 26 mars 2014 |
| Pièces comptables | Dix ans depuis la clôture de l'exercice | Article 16 du Code de commerce |
| Prescription de la créance d'impôt | Cinq ans | Loi du 27 novembre 1933, article 10 |
| Non-déclaration, déclaration inexacte ou incomplète | Dix ans | Loi du 27 novembre 1933, article 10 |
Modalités pratiques
Le contrôle porte sur le lien entre le montant versé et la retenue opérée : ce sont les justificatifs de ce lien qu'il faut pouvoir sortir.
| Pièce | Utilité au contrôle |
|---|---|
| Compte de salaire | Base de la vérification, salarié par salarié |
| Fiche de retenue d'impôt | Classe, taux et exemptions appliqués |
| Décompte mensuel détaillé | Mode de calcul du salaire (L.125-7) |
| Justificatifs des exemptions | Heures supplémentaires, primes, suppléments exonérés |
| Avantages en nature | Évaluation retenue et mode de calcul |
| Preuve du versement de la retenue | Rapprochement avec les déclarations mensuelles |
Pratiques et recommandations
La difficulté vient rarement du compte lui-même : elle vient des justificatifs des sommes exonérées. Un supplément traité comme exempté sans pièce de rattachement se requalifie en rémunération imposable, et la retenue manquante est réclamée à l'employeur.
Les dix ans du Code de commerce couvrent la prescription fiscale allongée. Aligner les deux régimes évite d'avoir à distinguer, dans un même exercice, ce qui relève du contrôle comptable et ce qui relève du contrôle fiscal.
Un salarié parti n'échappe pas au contrôle. Les pièces de rémunération se conservent selon l'exercice auquel elles se rattachent, non selon la présence du salarié dans l'entreprise : le départ ne déclenche aucune suppression de ce côté.
Cadre juridique
| Référence | Objet |
|---|---|
| Article 136 de la loi modifiée du 4 décembre 1967 | Retenue à la source par l'employeur et tenue du compte de salaire |
| Règlement grand-ducal modifié du 27 décembre 1974 | Procédure de la retenue ; présentation du compte de salaire au bureau d'imposition |
| Règlement grand-ducal du 26 mars 2014 | Transmission électronique des extraits de compte de salaire |
| Article 16 du Code de commerce | Conservation des pièces comptables pendant dix ans |
| Loi du 27 novembre 1933, article 10 | Prescription de cinq ans, portée à dix ans en cas de déclaration inexacte ou incomplète |
| Article L.125-7 du Code du travail | Décompte mensuel exact et détaillé du mode de calcul du salaire |
Note
Le compte de salaire est la pièce que le bureau d'imposition demande en premier ; les justificatifs des sommes exonérées sont ceux qui manquent le plus souvent. Alignez la conservation sur dix ans : cela couvre la prescription fiscale allongée comme l'obligation comptable.