Que faire des candidatures non retenues ?
Réponse courte
Les supprimer à l'issue du recrutement, sauf accord du candidat. La finalité qui justifiait la collecte — pourvoir un poste déterminé — s'épuise avec la décision, et l'article 5 du RGPD interdit de conserver au-delà de ce qui est nécessaire.
Une conservation plus longue reste possible sur un fondement précis : le consentement du candidat, recueilli pour une finalité distincte, celle d'être recontacté pour d'autres postes. Ce consentement doit être libre, spécifique, éclairé et univoque, et le candidat doit pouvoir le retirer aussi facilement qu'il l'a donné.
Deux situations justifient une conservation indépendante de tout accord : l'existence d'une réclamation ou d'un contentieux, notamment en matière de discrimination à l'embauche, et l'obligation liée à la déclaration du poste vacant à l'ADEM lorsque le dossier de recrutement doit pouvoir être reconstitué.
Définition
La candidature non retenue est un traitement dont la finalité est ponctuelle. Elle se distingue de la candidature spontanée, dont la conservation suppose également une finalité et une durée annoncées.
Le vivier est la conservation organisée de candidatures en vue de recrutements futurs. Il constitue un traitement distinct, avec sa propre base légale et sa propre durée.
Conditions d’exercice
La durée dépend du fondement, et il n'y en a que trois.
| Situation | Conservation | Base |
|---|---|---|
| Recrutement clos, sans accord du candidat | Suppression | RGPD, article 5, paragraphe 1, point e) |
| Candidat ayant consenti à intégrer un vivier | Durée annoncée lors du recueil du consentement | RGPD, article 6, paragraphe 1, point a) |
| Réclamation ou contentieux lié au recrutement | Jusqu'à décision définitive | RGPD, article 17, paragraphe 3, point e) |
| Dossier de déclaration du poste vacant | Le temps utile à la justification de la procédure | L.622-4 |
| Notes d'entretien et évaluations de candidature | Même sort que la candidature | RGPD, article 5 |
| Retrait du consentement | Suppression sans délai | RGPD, article 7, paragraphe 3 |
Modalités pratiques
Le sort des candidatures se décide au moment de la collecte, non à la fin du recrutement.
| Geste | Marche à suivre |
|---|---|
| Information | Indiquer dès la candidature la finalité et la durée de conservation |
| Consentement au vivier | Le recueillir séparément, de façon claire et distincte |
| Clôture du recrutement | Supprimer les candidatures non retenues sans accord |
| Notes d'entretien | Les traiter comme la candidature elle-même |
| Retrait | Permettre le retrait du consentement aussi simplement que son recueil |
| Traçabilité | Documenter la purge par un procès-verbal daté |
Pratiques et recommandations
Le vivier constitué sans consentement est la pratique la plus répandue et la moins défendable. Conserver des candidatures « au cas où » ne repose sur aucune finalité subsistante, et le candidat qui exerce son droit d'accès découvre un traitement qu'il n'a jamais autorisé.
Les notes d'entretien méritent la même attention que les curriculum vitae. Elles contiennent souvent des appréciations personnelles, parfois maladroites, que le candidat peut demander à consulter : leur suppression avec le reste du dossier évite une difficulté sans avantage.
La conservation liée à un contentieux doit rester ciblée. Une réclamation portant sur un recrutement précis justifie de geler ce dossier, non l'ensemble des candidatures reçues cette année-là.
Cadre juridique
| Référence | Objet |
|---|---|
| RGPD, article 5, paragraphe 1, points b) et e) | Finalité déterminée et limitation de la conservation |
| RGPD, article 6, paragraphe 1, point a) | Consentement comme base licite d'une conservation prolongée |
| RGPD, article 7, paragraphe 3 | Retrait du consentement aussi simple que son recueil |
| RGPD, article 15 | Droit d'accès du candidat à ses données |
| RGPD, article 17, paragraphe 3, point e) | Conservation justifiée par la défense d'un droit en justice |
| Article L.622-4 du Code du travail | Déclaration du poste vacant à l'ADEM |
Note
La finalité s'épuise avec la décision de recrutement : sans consentement du candidat, les dossiers se suppriment. Les notes d'entretien suivent le même sort, et le candidat peut les demander tant qu'elles existent.