L'entreprise peut-elle enregistrer un signalement effectué oralement ?
Réponse courte
Oui, et l'article 23 de la loi du 16 mai 2023 en organise trois cas de figure. Sur une ligne téléphonique enregistrée ou une messagerie vocale enregistrée, l'entité peut, avec le consentement de l'auteur, conserver soit un enregistrement de la conversation sous une forme durable et récupérable, soit une transcription complète et précise établie par le membre du personnel chargé du signalement.
Sur une ligne non enregistrée, l'entité a le droit de consigner l'échange sous la forme d'un procès-verbal précis. Lors d'une rencontre en personne, elle veille, avec le consentement de l'auteur, à conserver un compte rendu complet et précis, et peut opter pour un enregistrement ou un procès-verbal.
Dans les trois cas, la même contrepartie s'impose : l'auteur du signalement doit pouvoir vérifier, rectifier et approuver la transcription ou le procès-verbal par l'apposition de sa signature. L'enregistrement vidéo, lui, n'est prévu par aucun de ces paragraphes.
Définition
La consignation du signalement oral est l'opération par laquelle l'entité fixe sur un support le contenu d'une alerte reçue par téléphone, par messagerie vocale ou lors d'une rencontre. La loi la traite comme un droit de l'entité, non comme une obligation, et l'assortit systématiquement d'un droit de contrôle de l'auteur sur le document produit. Elle distingue deux techniques : l'enregistrement, qui capte la voix, et la transcription ou le procès-verbal, qui la restitue par écrit.
Conditions d’exercice
Le régime applicable dépend du canal emprunté, et le consentement n'est pas exigé dans les mêmes termes selon les cas.
| Élément | Détail |
|---|---|
| Ligne enregistrée ou messagerie vocale enregistrée | Avec le consentement de l'auteur, enregistrement sous forme durable et récupérable ou transcription complète et précise (art. 23 (3)) |
| Ligne non enregistrée | Consignation sous la forme d'un procès-verbal précis de la conversation, établi par le membre du personnel chargé du signalement (art. 23 (4)) |
| Rencontre en personne | Avec le consentement de l'auteur, conservation d'un compte rendu complet et précis sous forme durable et récupérable ; enregistrement ou procès-verbal au choix (art. 23 (5)) |
| Droit de l'auteur | Vérifier, rectifier et approuver la transcription ou le procès-verbal par l'apposition de sa signature, dans les trois hypothèses |
| Auteur de la consignation | Le membre du personnel chargé de traiter le signalement, et non un tiers ou un service support |
| Enregistrement vidéo | Non prévu par l'article 23, qui ne vise que le téléphone, la messagerie vocale et la rencontre |
Modalités pratiques
Ce qui est consigné reste soumis au devoir de confidentialité et aux limites de collecte, dont la méconnaissance est sanctionnée comme un manquement autonome.
| Aspect | Détail |
|---|---|
| Confidentialité du support | L'identité de l'auteur ne peut être divulguée sans son consentement exprès, à quiconque hors des membres du personnel autorisés (art. 22 (1)) |
| Informations dérivées | La protection s'étend à toute information permettant de déduire directement ou indirectement l'identité de l'auteur |
| Données non pertinentes | Ni collectées, ni conservées : effacement sans retard injustifié si elles ont été recueillies accidentellement (art. 23 (2)) |
| Durée de conservation | Aucune durée fixée par la loi ; le principe de limitation de la conservation du RGPD s'applique, apprécié au cas par cas |
| Sanction d'une fuite | Amende administrative de 1 500 à 250 000 euros pour atteinte à la confidentialité, maximum doublé en cas de récidive dans les 5 ans (art. 18 (5)) |
| Rencontre sur demande | L'auteur peut exiger une rencontre en personne dans un délai raisonnable (art. 7 (2)) |
Pratiques et recommandations
La ligne de partage n'est pas celle qu'on suppose. Le consentement conditionne l'enregistrement de la conversation téléphonique et la conservation du compte rendu de la rencontre, mais l'article 23 (4) n'en fait pas mention pour le procès-verbal d'un appel reçu sur une ligne non enregistrée : la loi sépare le fait de capter une voix du fait de la restituer par écrit.
Le droit de vérification et de signature est la véritable formalité de validité, et c'est celle qu'on oublie. Un procès-verbal d'audition classé sans avoir été soumis à l'auteur du signalement méconnaît les trois paragraphes de l'article 23, quelle que soit la qualité de sa rédaction, et fragilise sa valeur probatoire dans le contentieux ultérieur.
L'enregistrement vidéo se situe hors du texte : l'article 23 organise le téléphone, la messagerie vocale et la rencontre, jamais l'image. Filmer un entretien de signalement ne bénéficie donc d'aucun des droits de consignation qu'il ouvre, et le support ainsi créé reste exposé au reproche d'une collecte manifestement non pertinente.
Cadre juridique
| Référence | Objet |
|---|---|
| Art. 23 (3) de la loi du 16 mai 2023 | Ligne enregistrée : enregistrement durable ou transcription complète, avec le consentement de l'auteur |
| Art. 23 (4) | Ligne non enregistrée : procès-verbal précis établi par le personnel chargé du signalement |
| Art. 23 (5) | Rencontre en personne : compte rendu complet et précis, enregistrement ou procès-verbal |
| Art. 23 (2) | Non-collecte et effacement des données manifestement non pertinentes |
| Art. 23 (1) | Renvoi au règlement (UE) 2016/679 et à la loi modifiée du 1er août 2018 |
| Art. 22 | Devoir de confidentialité sur l'identité de l'auteur et les informations permettant de la déduire |
| Art. 7 (2) | Signalement oral par téléphone ou messagerie vocale et rencontre en personne sur demande |
| Art. 18 (5) | Amende administrative de 1 500 à 250 000 euros pour atteinte à la confidentialité |
Note
La consignation est une faculté de l'entité, jamais une condition de recevabilité du signalement, et son refus par l'auteur ne permet pas d'écarter l'alerte. Les délais de sept jours et de trois mois courent indépendamment du support retenu.