Comment garder trace d'un accompagnement individuel sans créer un fichier sensible ?
Réponse courte
En documentant les actes de l'employeur, jamais la situation du salarié. Ce qui doit être traçable, c'est ce que l'entreprise a fait : information donnée, aménagement convenu, délai accordé, décision prise. Ce qui n'a pas à l'être, c'est la raison personnelle qui a motivé la demande.
Cette distinction n'est pas de confort. L'orientation sexuelle et les données de santé relèvent de l'article 9 du RGPD : une note de suivi qui les mentionne constitue un traitement de données sensibles, quelle que soit la bienveillance de son auteur.
Elle est aussi la plus efficace en cas de litige. L'article L.253-2 met à la charge de l'employeur la preuve de l'absence de discrimination : un relevé d'actes datés démontre la diligence, alors qu'un dossier détaillant la vie privée du salarié fournit surtout des griefs.
Définition
La trace d'un acte est l'enregistrement de ce que l'employeur a décidé ou communiqué, avec sa date. Elle est nécessaire à la preuve et ne comporte aucune donnée personnelle au-delà de l'identité du salarié.
La note de suivi est la pratique inverse : un journal des échanges, souvent tenu de bonne foi, qui accumule des éléments de vie privée sans finalité de gestion.
Conditions d’exercice
Le tri s'opère ligne par ligne.
| Élément | À conserver | Motif |
|---|---|---|
| Date et objet de l'entretien | Oui | Trace de la diligence |
| Information communiquée | Oui | Preuve que le salarié a été informé |
| Aménagement convenu | Oui | Accord entre les parties |
| Décision prise et son motif objectif | Oui | Preuve en cas de contestation |
| Motif personnel de la demande | Non | Sans finalité de gestion |
| Éléments de santé | Non | Article 9 du RGPD |
| Composition du couple ou orientation sexuelle | Non | Donnée sensible |
| Appréciations subjectives | Non | Sans valeur probante, à charge en cas de litige |
Modalités pratiques
Un relevé d'actes se tient en quelques colonnes.
| Colonne | Contenu |
|---|---|
| Date | De l'échange ou de la décision |
| Nature | Entretien, information, décision, aménagement |
| Objet | Formulé en termes de gestion : demande de congé, horaires, poste |
| Suite donnée | Accord, refus motivé, orientation |
| Auteur | Gestionnaire ayant traité |
| Accès | Restreint et journalisé |
| Durée de conservation | Définie, avec suppression effective |
Pratiques et recommandations
La règle de rédaction la plus simple consiste à écrire ce qu'un tiers pourrait lire sans que le salarié ait à s'en expliquer. « Entretien du 12 mars : information sur les délais de préavis du congé parental » satisfait à cette règle ; « entretien du 12 mars : évoque sa situation de couple » n'y satisfait pas et n'apporte rien à la gestion.
Les échanges informels échappent souvent à cette discipline. Un courriel de coordination entre gestionnaires, une note dans un agenda partagé ou un commentaire dans l'outil de suivi produisent le même effet qu'un dossier constitué, sans avoir été soumis au moindre contrôle.
Le salarié doit pouvoir accéder à ce qui le concerne. Ce seul rappel suffit à discipliner la rédaction : une note que son auteur n'assumerait pas de montrer à l'intéressé n'a pas sa place au dossier, et sa présence se retourne systématiquement contre l'entreprise.
Cadre juridique
| Référence | Objet |
|---|---|
| Art. L.261-1 | Traitement de données à des fins de surveillance des salariés |
| Art. L.261-2 | Information préalable du salarié et de la délégation du personnel |
| Art. L.253-2 | Charge de la preuve à l'employeur |
| Art. L.246-3, paragraphes (3) et (4) | Mesures de prévention ; évaluation interne après signalement |
| Art. L.246-7 | Amende de 251 à 2 500 euros en cas d'omission |
| Art. L.414-3 | Information et consultation de la délégation du personnel |
| RGPD, articles 5 et 9 | Minimisation ; données sensibles et données de santé |
| Loi du 1er août 2018 | Protection des personnes à l'égard du traitement des données |
Note
Documenter les actes de l'employeur suffit à établir sa diligence. Documenter la situation du salarié constitue un traitement de données sans finalité, et fournit à la partie adverse ce qu'elle aurait eu du mal à établir seule.