Quels documents de médecine du travail l'employeur peut-il conserver ?
Réponse courte
L'avis, jamais le dossier. L'examen médical d'embauche prévu par l'article L.326-1 est réalisé par le médecin du travail, qui constitue et conserve le dossier médical. L'employeur ne reçoit que la conclusion : l'aptitude au poste, éventuellement assortie de réserves ou d'aménagements.
Ce qu'il conserve légitimement se limite donc à trois pièces : la convocation ou la preuve de la demande d'examen, l'avis d'aptitude ou d'inaptitude reçu, et la trace des mesures prises lorsque l'avis en préconise.
Aucune durée n'est fixée par le Code du travail. La conservation se justifie tant que l'avis produit ses effets — c'est-à-dire tant que le salarié occupe le poste concerné — puis le temps des actions encore ouvertes après la fin de la relation. Tout ce qui relève du contenu médical, en revanche, échappe à l'employeur quelles que soient les circonstances.
Définition
L'examen médical d'embauche vise toute personne briguant un poste de travail. Il précède l'embauche pour le travail de nuit et les postes à risques ; pour les autres postes, il intervient dans les deux mois, le contrat étant alors conclu sous condition résolutoire (L.326-1).
Le dossier médical est constitué par le service de santé au travail. Il est couvert par le secret médical, et l'employeur n'y a aucun accès, quelles que soient les circonstances.
Conditions d’exercice
La ligne est nette : ce qui vient du médecin sous forme de conclusion peut être conservé, ce qui relève du contenu médical ne le peut pas.
| Document | Conservable par l'employeur | Motif |
|---|---|---|
| Convocation à l'examen d'embauche | Oui | Preuve du respect de l'obligation |
| Avis d'aptitude ou d'inaptitude au poste | Oui | Document qui lui est destiné |
| Réserves ou aménagements préconisés | Oui | Nécessaires à l'organisation du poste |
| Compte rendu d'examen, résultats d'analyses | Non | Secret médical, données de santé |
| Diagnostic ou pathologie | Non | Traitement interdit par principe (RGPD, article 9) |
| Trace des mesures prises après un avis | Oui | Démontre la suite donnée aux préconisations |
Modalités pratiques
Le classement décide de la conformité : les avis se rangent à part, avec un accès restreint.
| Geste | Marche à suivre |
|---|---|
| Réception de l'avis | Enregistrer la date et la conclusion, sans recopier d'élément médical |
| Poste à risques | Documenter la périodicité des examens et les convocations successives |
| Aménagement préconisé | Consigner la mesure mise en œuvre et sa date |
| Accès | Réserver aux personnes chargées de l'affectation et de la sécurité |
| Fin de la relation | Purger, sauf action ouverte sur l'aptitude ou le reclassement |
| Document médical reçu par erreur | Ne pas l'archiver ; le retourner ou le détruire, et le documenter |
Pratiques et recommandations
La confusion la plus fréquente vient des certificats transmis par le salarié lui-même. Un salarié qui remet spontanément un compte rendu médical ne rend pas ce document conservable : l'employeur n'a pas de base licite pour le traiter, et le conserver l'expose sans lui apporter aucun avantage.
L'avis d'aptitude mérite en revanche d'être conservé avec soin, car il conditionne l'affectation. Un salarié affecté à un poste sans avis, ou en méconnaissance de réserves, place l'employeur en difficulté sur le terrain de son obligation de sécurité — et c'est à lui de démontrer qu'il a respecté les préconisations.
Une pratique utile consiste à tenir un simple relevé des examens : salarié, poste, date de l'examen, conclusion, prochaine échéance. Il se produit immédiatement lors d'un contrôle et évite de fouiller des dossiers individuels contenant des pièces qui n'ont pas à s'y trouver.
Cadre juridique
| Référence | Objet |
|---|---|
| Article L.326-1 du Code du travail | Examen médical d'embauche par le médecin du travail, régime renforcé pour le travail de nuit et les postes à risques |
| Article L.326-4 du Code du travail | Définition des postes à risques |
| Article L.312-1 du Code du travail | Obligation d'assurer la sécurité et la santé des salariés |
| RGPD, article 9 | Interdiction de principe du traitement des données de santé |
| RGPD, article 5, paragraphe 1, point c) | Minimisation des données collectées et conservées |
Note
L'employeur conserve l'avis d'aptitude et la trace des mesures prises, jamais le dossier médical, qui appartient au médecin du travail. Aucune durée n'est fixée : la conservation suit l'affectation au poste, puis les actions encore ouvertes.