Comment gérer les archives RH lors d'un déménagement ?
Réponse courte
Comme un traitement de données en mouvement, car c'est ce qu'il est. Le déplacement de dossiers du personnel expose à la perte et à l'accès non autorisé : l'article 32 du RGPD impose des mesures adaptées au risque, et un carton transporté sans inventaire n'y satisfait pas.
Trois obligations continuent de courir pendant l'opération. La communication à l'ITM dans les meilleurs délais (L.614-4), qui ne s'interrompt pas parce que les archives sont en transit. La réponse aux demandes d'accès dans le mois. Et la conservation elle-même, dont l'interruption matérielle n'a aucune incidence juridique.
La perte d'un carton pendant le transport constitue une violation de données : notification à la CNPD dans les 72 heures si un risque existe pour les personnes, et documentation interne dans tous les cas.
Définition
Le transfert physique est le déplacement de supports contenant des données personnelles. Il constitue une opération de traitement, au même titre que la consultation ou la conservation.
L'inventaire de transfert est la liste des lots déplacés. Il permet de constater une perte, ce qu'aucun autre document ne rend possible après coup.
Conditions d’exercice
Ce qui se prépare avant conditionne ce qui pourra être établi après.
| Étape | Exigence | Base |
|---|---|---|
| Inventaire préalable | Recenser les lots et leur contenu par catégorie | RGPD, article 32 |
| Sécurité du transport | Scellés, prestataire encadré, accès limité | RGPD, articles 28 et 32 |
| Continuité | Rester en mesure de produire les documents demandés | L.614-4 |
| Documents des salariés détachés | Localisation imposée à maintenir | L.142-3 |
| Perte constatée | Violation de données à documenter et notifier | RGPD, articles 33 et 34 |
| Après le transfert | Vérification contradictoire de l'inventaire | Traçabilité |
Modalités pratiques
Le déménagement est le meilleur moment pour purger : ce qui n'a plus de finalité n'a pas à être déplacé.
| Geste | Marche à suivre |
|---|---|
| Avant | Purger ce dont la durée est échue, et documenter la purge |
| Inventaire | Numéroter les lots et décrire leur contenu par catégorie |
| Prestataire | L'encadrer par le contrat de sous-traitance de l'article 28 |
| Transport | Sceller les lots et limiter les accès pendant l'opération |
| Continuité | Identifier les dossiers susceptibles d'être réclamés pendant le transfert |
| Après | Vérifier l'inventaire à l'arrivée et consigner les écarts |
Pratiques et recommandations
La purge préalable réduit le volume et le risque en une seule opération. Déplacer des cartons dont le contenu aurait dû être détruit prolonge un traitement illicite et multiplie inutilement les points de perte.
L'inventaire est ce qui permet de constater un écart. Sans lui, la disparition d'un lot ne se remarque qu'à l'occasion d'une demande, parfois des années plus tard, et la notification à la CNPD devient alors tardive — le délai de 72 heures courant à partir de la prise de connaissance.
Les archives papier retrouvées à cette occasion révèlent souvent l'ampleur réelle de la conservation. Le déménagement est le moment où l'inventaire s'impose de lui-même : c'est celui où il faut en profiter pour l'intégrer au registre des traitements.
Cadre juridique
| Référence | Objet |
|---|---|
| RGPD, article 32 | Sécurité adaptée au risque, y compris pendant un transfert physique |
| RGPD, article 28 | Contrat de sous-traitance avec le prestataire de déménagement |
| RGPD, articles 33 et 34 | Notification d'une violation de données et information des personnes |
| RGPD, article 30 | Registre des traitements, archives papier comprises |
| Article L.614-4 du Code du travail | Communication des documents à l'ITM dans les meilleurs délais |
| Article L.142-3 du Code du travail | Localisation imposée des documents des salariés détachés |
Note
Un déménagement d'archives est un traitement de données : inventaire préalable, prestataire encadré, vérification à l'arrivée. Purgez avant de déplacer — ce qui n'a plus de finalité n'a pas à voyager.