Comment comptabiliser les heures de formation dans le formulaire de cofinancement ?
Réponse courte
Les heures de formation doivent être comptabilisées dans le formulaire de cofinancement en déclarant uniquement le temps effectivement suivi par chaque salarié titulaire d’un contrat de travail luxembourgeois, pour des formations structurées et formalisées, dispensées durant la période de référence annuelle. Sont exclues les heures d’autoformation non encadrée, les pauses, repas, déplacements non intégrés, ainsi que les absences, retards ou départs anticipés.
La déclaration s’effectue via MyGuichet.lu, en indiquant le nombre total d’heures dispensées par participant (arrondi à l’unité inférieure), la ventilation par type de formation, l’identification nominative des participants et en joignant les justificatifs nécessaires (feuilles de présence signées, attestations, programmes détaillés). Il est impératif de garantir la traçabilité des heures déclarées et de conserver tous les documents probants pendant au moins cinq ans.
Définition
Le formulaire de cofinancement de la formation professionnelle continue, géré par l’Institut national pour le développement de la formation professionnelle continue (INFPC), permet aux entreprises établies au Luxembourg de solliciter une aide financière pour les actions de formation réalisées au bénéfice de leurs salariés. La comptabilisation des heures de formation consiste à déclarer, de manière précise et conforme, le volume horaire effectivement suivi par chaque participant, conformément aux exigences légales et réglementaires en vigueur.
La déclaration doit refléter uniquement les heures de formation structurées, dispensées dans le cadre d’un programme formalisé, et suivies par des salariés titulaires d’un contrat de travail luxembourgeois. Cette démarche vise à garantir la transparence et la traçabilité des actions de formation financées par des fonds publics.
Conditions d’exercice
Seules les heures de formation effectivement dispensées à des salariés liés par un contrat de travail luxembourgeois, durant la période de référence annuelle, peuvent être prises en compte dans le formulaire de cofinancement. Les formations doivent être en lien direct avec l’activité professionnelle ou l’évolution des compétences des salariés, conformément à l’article L.542-1 du Code du travail.
Sont exclues :
- Les heures d’autoformation non encadrée.
- Les formations non structurées ou sans programme formalisé.
- Les pauses, repas, et déplacements non intégrés dans le temps de formation.
- Les absences, retards ou départs anticipés.
Les formations doivent être réalisées par un organisme agréé ou en interne, sous réserve de disposer d’un programme détaillé et d’une liste de présence signée, conformément à l’article L.542-2 du Code du travail.
Modalités pratiques
La déclaration des heures de formation s’effectue via la plateforme MyGuichet.lu, en remplissant le formulaire de cofinancement pour chaque action de formation. Il convient d’indiquer :
- Le nombre total d’heures dispensées par participant, arrondi à l’unité inférieure.
- La ventilation des heures par type de formation (présentiel, distanciel synchrone, distanciel asynchrone).
- L’identification nominative des participants, avec mention de leur matricule.
- La justification documentaire (feuilles de présence signées, attestations de participation, programmes détaillés).
Les heures doivent être comptabilisées sur la base du temps effectivement suivi, sans inclure les absences, retards ou départs anticipés. En cas de formation mixte, la ventilation entre les différentes modalités doit être clairement établie et justifiée par des documents probants.
Pratiques et recommandations
Il est recommandé de mettre en place un système de pointage ou de signature pour chaque session de formation afin d’assurer la traçabilité des heures déclarées. Les feuilles de présence doivent comporter la date, l’horaire précis, le nom du formateur et la signature des participants.
Pour les formations à distance, il est conseillé d’utiliser des plateformes permettant le suivi des connexions et du temps effectif de participation, conformément aux exigences de traçabilité. Toute discordance entre les heures déclarées et les justificatifs peut entraîner un rejet partiel ou total de la demande de cofinancement.
Il est impératif de conserver l’ensemble des pièces justificatives (feuilles de présence, attestations, programmes) pendant au moins cinq ans à compter de la date de la demande, conformément à l’article L.542-5 du Code du travail. L’égalité de traitement entre les salariés doit être respectée lors de l’accès à la formation et de la déclaration des heures.
Cadre juridique
La comptabilisation des heures de formation dans le formulaire de cofinancement est encadrée par :
- Code du travail luxembourgeois :
- Loi modifiée du 19 décembre 2008 portant réforme de la formation professionnelle continue
- Règlements grand-ducaux d’application
- Circulaires et instructions de l’INFPC relatives aux modalités de déclaration et de justification des heures
- Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) pour la protection des données des participants
Note
Assurez-vous que chaque heure déclarée soit justifiée par un document probant et que la traçabilité soit garantie. L’INFPC effectue des contrôles aléatoires et toute irrégularité ou fausse déclaration peut entraîner le rejet de la demande, des sanctions administratives et l’obligation de rembourser les aides perçues.