Comment documenter les trajets effectués avec le véhicule personnel pour le paiement de l'indemnité de 0,25 EUR/km ?
Réponse courte
L'article 36-4 de la CCT Gardiennage et Sécurité prévoit le versement d'une indemnité de 0,25 EUR par kilomètre pour l'utilisation du véhicule privé dans le cadre de l'exécution du travail. La documentation des trajets repose sur un relevé kilométrique retraçant les distances parcourues pour chaque mission professionnelle ouvrant droit à l'indemnité kilométrique conventionnelle, incluant la date, le lieu de départ, la destination et l'objet du déplacement.
Ce relevé constitue la pièce justificative essentielle pour le calcul de l'indemnité. L'employeur doit par ailleurs souscrire une assurance casco groupe couvrant les dégâts matériels du véhicule privé pour les trajets indemnisés. La couverture d'assurance est conditionnée à la documentation correcte des trajets, ce qui rend le relevé kilométrique indispensable tant pour le paiement que pour l'activation de la garantie casco en cas de sinistre.
Définition
Le relevé kilométrique est le document de traçabilité des déplacements professionnels effectués avec un véhicule privé dans le secteur du gardiennage. Il sert de base au calcul de l'indemnité de 0,25 EUR/km prévue à l'article 36-4 de la CCT et constitue la preuve du caractère professionnel des trajets couverts par l'assurance casco groupe.
Conditions d’exercice
L'article 36-4 de la CCT impose la documentation des trajets professionnels indemnisés.
| Élément du relevé | Contenu |
|---|---|
| Date | Jour de la mission |
| Lieu de départ | Adresse ou site de départ |
| Destination | Adresse ou site d'arrivée |
| Objet | Nature de la mission (patrouille, transport, etc.) |
| Kilométrage | Distance parcourue (compteur ou application GPS) |
| Signature | Validation par le responsable hiérarchique |
Modalités pratiques
L'employeur doit mettre en place un système de suivi kilométrique fiable.
| Aspect | Détail |
|---|---|
| Formulaire | Relevé kilométrique standardisé (papier ou numérique) |
| Fréquence | Relevé mensuel compilé avec la fiche de paie |
| Validation | Par le responsable hiérarchique avant transmission à la paie |
| Archivage | Conservation avec les pièces de paie |
| Assurance | Activation de la casco groupe conditionnée au relevé |
Pratiques et recommandations
Fournir à chaque agent concerné un carnet de bord ou une application mobile de suivi kilométrique permet d'assurer la saisie immédiate des données de chaque trajet professionnel.
Valider les relevés kilométriques par le responsable hiérarchique avant leur transmission au service de paie garantit la fiabilité des données et prévient les déclarations inexactes.
Vérifier la cohérence entre les kilomètres déclarés et les missions figurant dans le plan de travail constitue un contrôle de premier niveau efficace.
Conserver les relevés kilométriques pendant au moins la durée de la période de référence de 12 mois protège l'employeur en cas de contrôle fiscal ou de litige sur les montants versés.
Cadre juridique
| Référence | Objet |
|---|---|
| Art. 36-4 CCT Gardiennage et Sécurité 2026-2027 | Indemnité de 0,25 EUR/km et assurance casco |
| Art. 25 CCT Gardiennage et Sécurité 2026-2027 | Plan de travail (référence pour les missions) |
Note
Le relevé kilométrique est à la fois un justificatif de paie et un document d'activation de l'assurance casco groupe. Un trajet non documenté ne peut ni être indemnisé ni bénéficier de la couverture d'assurance. L'employeur a intérêt à standardiser le format du relevé pour l'ensemble de ses agents.