Dans quelles langues le canal de signalement doit-il être accessible ?
Réponse courte
L'article 7 (2) de la loi du 16 mai 2023 tranche la question, contrairement à une idée répandue. Les canaux internes permettent d'effectuer des signalements, par écrit ou oralement, dans une des trois langues administratives au sens de la loi modifiée du 24 février 1984 sur le régime des langues, ou dans toute autre langue admise par l'entité juridique.
Le socle est donc légal, et l'extension facultative. L'entreprise ne choisit pas d'écarter le luxembourgeois, le français ou l'allemand ; elle choisit seulement d'ajouter, ou non, d'autres langues à ce socle. L'article 18 (1) formule la même règle pour les vingt-trois autorités compétentes recevant les signalements externes.
L'anglais n'est pas une langue administrative luxembourgeoise. Une entreprise internationale peut parfaitement l'admettre, mais elle ne peut pas s'en tenir à lui : un canal qui n'accepte techniquement que l'anglais ne satisfait pas à l'article 7 (2), et le choix retenu doit figurer dans l'information due au titre du point 6° du paragraphe précédent.
Définition
Les trois langues administratives sont celles que la loi modifiée du 24 février 1984 sur le régime des langues reconnaît au Grand-Duché : le luxembourgeois, le français et l'allemand. La loi sur les lanceurs d'alerte les érige en socle linguistique commun aux canaux internes et aux canaux externes, et laisse à chaque entité, comme à chaque autorité compétente, la faculté d'admettre d'autres langues. Cette faculté est une extension du socle, jamais une substitution.
Conditions d’exercice
La règle linguistique se combine avec les formes de réception, l'une et l'autre étant fixées par le même paragraphe.
| Élément | Détail |
|---|---|
| Socle légal | Une des trois langues administratives au sens de la loi modifiée du 24 février 1984 (art. 7 (2)) |
| Extension facultative | Toute autre langue admise par l'entité juridique |
| Formes de réception | Par écrit ou oralement, ou les deux |
| Signalement oral | Par téléphone ou via d'autres systèmes de messagerie vocale |
| Rencontre en personne | Sur demande de l'auteur du signalement, dans un délai raisonnable |
| Canaux externes | Même règle pour les autorités compétentes, qui reçoivent directement dans une des trois langues administratives ou dans toute autre langue qu'elles admettent (art. 18 (1)) |
Modalités pratiques
Le choix linguistique engage l'ensemble de la procédure, et pas seulement le formulaire de dépôt.
| Aspect | Détail |
|---|---|
| Accusé de réception | Sept jours à compter de la réception, quelle que soit la langue employée par l'auteur |
| Retour d'information | Mesures envisagées ou prises et motifs de ce suivi, dans un délai n'excédant pas trois mois |
| Consignation des signalements oraux | Transcription complète et précise ou procès-verbal, que l'auteur doit pouvoir vérifier, rectifier et approuver par sa signature (art. 23 (3) à (5)) |
| Information sur les canaux externes | Informations claires et facilement accessibles sur les procédures auprès des autorités compétentes (art. 7 (1), point 6°) |
| Gestion par un tiers | Le prestataire mandaté est tenu des mêmes exigences que l'entité (art. 6 (4)) |
| Recours en cas de blocage | L'auteur peut saisir directement une autorité compétente admettant sa langue, sans passer par l'interne (art. 16) |
Pratiques et recommandations
Le montage le plus répandu est aussi le plus fragile : une plateforme groupe unilingue anglaise, déployée à l'identique dans toutes les filiales. L'anglais ne figure pas parmi les langues administratives luxembourgeoises, et un dispositif qui ne permet pas de déposer un signalement en français ou en allemand n'est pas conforme au socle de l'article 7 (2), indépendamment du niveau linguistique réel des équipes.
Admettre une langue supplémentaire n'est pas un simple geste d'accueil. La transcription d'un signalement oral doit être complète et précise et soumise à la signature de son auteur, et le retour d'information doit lui exposer les motifs du suivi : une langue admise à l'entrée mais non maîtrisée au traitement fabrique un vice de procédure au lieu de le prévenir.
L'obstacle linguistique n'enferme jamais le salarié. Chaque autorité compétente fixe elle-même les langues qu'elle admet au-delà du socle, et la saisine externe directe reste ouverte sans démarche interne préalable, ce qui prive de tout effet une politique interne restrictive.
Cadre juridique
| Référence | Objet |
|---|---|
| Art. 7 (2) de la loi du 16 mai 2023 | Signalement écrit ou oral dans une des trois langues administratives ou dans toute autre langue admise par l'entité |
| Loi modifiée du 24 février 1984 sur le régime des langues | Détermination des langues administratives du Grand-Duché |
| Art. 18 (1) | Réception par les autorités compétentes dans une des trois langues administratives ou toute autre langue admise |
| Art. 7 (1), points 2°, 5° et 6° | Accusé de réception, retour d'information et information sur les canaux externes |
| Art. 23 (3) à (5) | Transcription et procès-verbal des signalements oraux, approuvés par la signature de l'auteur |
| Art. 6 (4) | Application des exigences de l'article 7 au tiers mandaté |
| Art. 16 | Faculté de saisir directement une autorité compétente |
| Art. 18 (5) | Amende administrative de 1 500 à 250 000 euros, notamment pour entrave à un signalement |
Note
La loi n'impose pas de traduire l'ensemble de la documentation interne, mais d'accepter les signalements déposés dans une des trois langues administratives. Un dispositif qui rendrait ce dépôt impossible s'expose au grief d'entrave, sanctionné par l'amende administrative.